Poissaolot kuuluvat jokaisen organisaation arkeen. Sairastumisia, perhevapaita ja muita äkillisiä tilanteita ei voida ennustaa, mutta niiden vaikutuksiin voidaan varautua huomattavasti paremmin kuin ennen.
Monessa yrityksessä poissaolo käynnistää edelleen tutun ketjureaktion. Esihenkilö alkaa soitella sijaisia, työvuoroja järjestellään uudelleen, henkilöstölle lähetetään viestejä ja samalla pyritään varmistamaan, ettei asiakkaalle synny katkoksia palveluun. Kun tilanteita tulee useita yhtä aikaa, työ muuttuu helposti kiireiseksi ja kuormittavaksi.
Tekoäly ja automaatio tarjoavat tähän uuden näkökulman. Ne eivät poista tarvetta ihmisten päätöksille, mutta voivat hoitaa suuren osan niistä työvaiheista, jotka vievät eniten aikaa.
Jokainen poissaolo vaikuttaa useampaan kuin yhteen ihmiseen
Työntekijän poissaolo näkyy harvoin vain hänen omassa työssään. Se vaikuttaa usein koko tiimiin.
Vuorotyössä tarvitaan nopeasti sijainen. Toimistotyössä tehtäviä voidaan joutua jakamaan uudelleen. Asiakkaille saatetaan joutua muuttamaan aikatauluja, ja useiden henkilöiden on saatava tieto tilanteesta lähes samanaikaisesti.
Kun nämä vaiheet tehdään käsin, aikaa kuluu paljon sellaiseen työhön, joka ei varsinaisesti ratkaise ongelmaa. Se on ennen kaikkea koordinointia.
Mitä muuttuu, kun osa työstä automatisoidaan?
Kuvitellaan tilanne, jossa työntekijä ilmoittaa aamulla sairastuneensa.
Sen sijaan, että esihenkilö aloittaisi tilanteen selvittämisen alusta, järjestelmä voi käynnistää tarvittavat toimenpiteet heti. Se välittää tiedon oikeille henkilöille, tarkistaa työvuorot, etsii sopivia sijaisia ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella ja huolehtii siitä, että kaikki osapuolet saavat ajantasaisen tiedon.
Esihenkilö voi keskittyä arvioimaan vaihtoehtoja ja tekemään päätöksen sen sijaan, että suuri osa aamusta kuluisi puheluihin ja viestien lähettämiseen.
Hyöty näkyy ennen kaikkea ajankäytössä
Kun puhutaan automaatiosta, keskustelu kääntyy usein säästöihin. Todellisuudessa yksi suurimmista hyödyistä on työrauhan lisääntyminen.
Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, henkilöstöhallinnon ja esihenkilöiden aikaa vapautuu tehtäviin, joissa heidän osaamisestaan on eniten hyötyä. Samalla myös virheiden mahdollisuus pienenee, koska tieto kulkee järjestelmällisesti eikä yksittäisten muistettavien asioiden varassa.
Tämä näkyy erityisesti organisaatioissa, joissa poissaoloja käsitellään paljon tai joissa toiminnan on jatkuttava keskeytyksettä.
Tekoäly auttaa myös näkemään pidemmälle
Poissaolojen hallinta ei ole pelkkää reagointia tämän päivän tilanteisiin.
Kun tietoa kertyy pidemmältä ajalta, voidaan tunnistaa ilmiöitä, joita yksittäisistä tapahtumista on vaikea huomata. Onko tietyllä osastolla tavallista enemmän poissaoloja? Toistuvatko ruuhkahuiput aina samaan vuodenaikaan? Riittävätkö henkilöstöresurssit tulevien kuukausien tarpeisiin?
Tällainen tieto auttaa johtoa suunnittelemaan toimintaa ennakoivasti sen sijaan, että ratkaisuja tehtäisiin vasta ongelmien ilmetessä.
Ihminen säilyy päätöksenteon keskiössä
Vaikka tekoäly pystyy nopeuttamaan monia työvaiheita, vastuu päätöksistä kuuluu edelleen ihmisille.
Järjestelmä voi ehdottaa sopivia sijaisia tai nostaa esiin vaihtoehtoja, mutta lopullinen ratkaisu tehdään organisaation omien käytäntöjen ja tilanteen perusteella.
Juuri tässä piilee onnistuneen automaation ajatus. Teknologia huolehtii toistuvista tehtävistä, ihmiset käyttävät aikansa harkintaa ja kokemusta vaativiin päätöksiin.
Pienillä muutoksilla voi olla suuri vaikutus
Poissaolojen hallintaa ei tarvitse rakentaa kokonaan uudelleen, jotta siitä saadaan sujuvampaa.
Usein suurin hyöty syntyy siitä, että yksittäiset työvaiheet automatisoidaan ja tieto saadaan kulkemaan oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Kun arjen rutiinit toimivat luotettavasti, myös odottamattomiin tilanteisiin on helpompi reagoida.
Lopulta kyse ei ole vain teknologiasta. Kyse on siitä, että organisaation toiminta jatkuu sujuvasti myös silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Siinä hyvin suunniteltu automaatio voi olla yksi tehokkaimmista työkaluista.
