Teollisuusyrityksissä tietoa syntyy jatkuvasti: tarjouksia, tilauksia, piirustuksia, työohjeita, tuotetietoja, laatudokumentteja, asiakasviestejä ja raportteja. Ongelma ei useinkaan ole tiedon puute. Haasteena on löytää oikea tieto silloin, kun sitä tarvitaan.
Vuosien aikana yrityksiin on otettu käyttöön uusia järjestelmiä eri tarpeisiin. Myynnillä on CRM, tuotannolla ERP, suunnittelulla omat järjestelmänsä ja dokumentteja säilytetään SharePointissa, verkkolevyillä, sähköposteissa ja työntekijöiden omissa kansioissa.
Yksittäinen järjestelmä voi toimia tarkoituksessaan hyvin. Kokonaisuus ei silti välttämättä toimi yhtä sujuvasti.
Sama tieto löytyy monesta paikasta
Kuvitellaan tavallinen tilanne. Asiakas kysyy vanhaan toimitukseen liittyvästä tuotteesta ja tarvitsee nopeasti tarkennuksen sen teknisiin tietoihin.
Asiakastiedot löytyvät CRMä. Tilauksen tiedot ovat ERPä. Piirustus löytyy PDM- tai PLM-järjestelmästä. Toimitukseen liittyvä laatudokumentti saattaa olla SharePointissa. Lisäksi asiakkaan kanssa käyty keskustelu löytyy sähköpostista.
Yksikään näistä tiedoista ei välttämättä ole vaikeasti saatavilla. Ongelma syntyy siitä, että työntekijän täytyy tietää, mistä järjestelmästä mitäkin kannattaa etsiä.
Teollisuusyrityksessä tietoa voi olla esimerkiksi:
- ERP-järjestelmässä: tilaukset, tuotteet, varasto, tuotanto ja talouden tiedot
- PDM- tai PLM-järjestelmässä: piirustukset, CAD-mallit, tuoterakenteet ja tekniset dokumentit
- CRM-järjestelmässä: asiakkuudet, yhteydenotot, tarjoukset ja myyntihistoria
- SharePointissa, OneDrivessa ja verkkolevyillä: ohjeet, sopimukset, raportit ja muu dokumentaatio
- Sähköpostissa: asiakkaiden ja toimittajien kanssa käyty keskustelu sekä viestien liitetiedostot
Kun tietolähteitä on paljon, myös eri versioiden määrä kasvaa. Työntekijä voi löytää tarvitsemansa dokumentin nopeasti, mutta seuraava kysymys onkin: onko tämä varmasti uusin versio?
Tiedon etsimiseen kuluva aika kertautuu
Yhden dokumentin etsimiseen käytetty viisi tai kymmenen minuuttia ei kuulosta suurelta ongelmalta. Kun sama tapahtuu useita kertoja päivässä ja kymmenille tai sadoille työntekijöille, kokonaisuus muuttuu merkittäväksi.
Kyse ei myöskään ole pelkästään hakemiseen käytetystä ajasta.
Työ keskeytyy. Työntekijä avaa useita järjestelmiä, selaa kansioita, tarkistaa tiedostonimiä ja kysyy lopulta kollegalta, missä uusin versio mahtaa olla. Sen jälkeen pitäisi palata takaisin alkuperäiseen tehtävään.
Siksi tiedon löydettävyys vaikuttaa käytännössä myös työn sujuvuuteen.
Mitä tapahtuu, jos oikeaa tietoa ei löydy?
Kiireisessä työympäristössä tiedon etsimistä ei voida jatkaa loputtomiin. Jos oikeaa dokumenttia tai vastausta ei löydy riittävän nopeasti, työntekijä joutuu tekemään ratkaisun käytettävissä olevan tiedon perusteella.
Tästä voi seurata esimerkiksi päällekkäistä työtä, ylimääräisiä tarkistuksia tai vanhan dokumenttiversion käyttämistä.
Teollisuudessa vaikutukset voivat näkyä hyvin konkreettisesti. Väärä tuotetieto, puuttuva työohje tai vanhentunut piirustus voi aiheuttaa ylimääräistä työtä tuotannossa, viivästyttää toimitusta tai johtaa tilanteeseen, jossa asia joudutaan korjaamaan jälkikäteen.
Tiedonhallinta ei siis ole pelkästään IT-kysymys. Se vaikuttaa suoraan päivittäiseen tekemiseen.
Entä jos tietoa voisi kysyä yhdestä paikasta?
Yrityksen ei välttämättä tarvitse siirtää kaikkea tietoa yhteen järjestelmään ratkaistakseen ongelman.
Toinen vaihtoehto on rakentaa olemassa olevien tietolähteiden päälle yhteinen hakukerros. Sen avulla työntekijä voisi hakea tietoa useasta järjestelmästä ilman, että hänen tarvitsee ensin tietää, missä tieto sijaitsee.
Perinteisen tiedostohaun sijaan työntekijä voisi esimerkiksi kysyä:
“Mikä oli asiakkaalle viimeksi toimitetun tuotteen tekninen spesifikaatio?”
tai:
“Etsi tämän tuotteen uusin työohje ja siihen liittyvät laatudokumentit.”
Hakuratkaisu voisi etsiä vastauksen niistä tietolähteistä, joihin käyttäjällä on oikeus päästä, ja tuoda relevantin tiedon yhteen näkymään.
Tekoälyn hyöty ei tällöin ole uuden tiedon tuottamisessa, vaan yrityksessä jo olevan tiedon löytämisessä ja hyödyntämisessä.
Ensin kannattaa selvittää, missä tieto kulkee
Ennen uuden teknologian käyttöönottoa kannattaa kuitenkin katsoa nykyistä toimintaa.
Missä yrityksen tärkeimmät tiedot sijaitsevat? Mitä työntekijät etsivät toistuvasti? Missä tilanteissa joudutaan kysymään apua kollegalta? Mitä tietoa kopioidaan järjestelmästä toiseen? Ja missä kohtaa vanhentunut tai vaikeasti löydettävä tieto aiheuttaa eniten ongelmia?
Kun nämä tilanteet tunnistetaan, voidaan arvioida, missä integraatioista, automaatiosta tai tekoälypohjaisesta tiedonhausta saadaan todellista hyötyä.
Teollisuusyrityksissä dataa ja dokumentteja on yleensä jo enemmän kuin riittävästi. Seuraava kehitysaskel ei välttämättä ole uuden tiedon tuottaminen, vaan olemassa olevan tiedon saaminen oikean ihmisen käyttöön oikealla hetkellä.
