Usein ajatellaan, että perehdytys alkaa silloin, kun uusi työntekijä astuu ensimmäisen kerran työpaikan ovesta sisään. Todellisuudessa tärkeimmät asiat tapahtuvat jo ennen sitä.
Työsopimus on tehtävä, käyttäjätunnukset on luotava, työvälineiden on oltava valmiina ja esihenkilön pitäisi ehtiä suunnitella ensimmäiset työpäivät. Mukana on usein myös IT, henkilöstöhallinto, palkanlaskenta ja muita tukitoimintoja. Mitä useampi ihminen osallistuu prosessiin, sitä enemmän on myös pieniä yksityiskohtia, jotka voivat unohtua.
Monelle yritykselle tämä kuulostaa tutulta. Perehdytys toimii yleensä hyvin silloin, kun aikaa on riittävästi. Kiireessä jokin vaihe kuitenkin helposti viivästyy, ja lopputulos näkyy ensimmäisenä juuri uuden työntekijän kokemuksessa.
Perehdytys rakentuu kymmenistä pienistä vaiheista
Yksittäinen perehdytystehtävä ei useinkaan ole vaikea. Haaste syntyy siitä, että niitä on paljon.
Joku tilaa tietokoneen, toinen avaa käyttäjätunnukset, kolmas huolehtii kulkuoikeuksista ja esihenkilö suunnittelee työn aloituksen. Samalla pitäisi varmistaa, että perehdytysmateriaalit ovat ajan tasalla ja että uusi työntekijä tietää, mitä ensimmäisinä päivinä tapahtuu.
Kun kokonaisuutta hallitaan sähköposteilla, muistilapuilla ja omilla muistiinpanoilla, prosessi alkaa helposti elää sen mukaan, kuka sattuu olemaan paikalla ja kuinka kiireinen päivä on.
Automaatio ei korvaa ihmistä – se tukee yhteistyötä
Perehdytyksen automatisoinnista puhuttaessa syntyy joskus mielikuva siitä, että kaikki siirtyisi järjestelmän hoidettavaksi. Käytännössä kyse on paljon arkisemmasta asiasta.
Automaatio huolehtii siitä, että oikeat tehtävät käynnistyvät oikeaan aikaan ja että tieto kulkee niiden henkilöiden välillä, joiden täytyy tehdä oma osuutensa.
Kun uusi työntekijä lisätään järjestelmään, voidaan samalla käynnistää esimerkiksi työvälineiden tilaus, käyttäjätunnusten luonti, perehdytysmateriaalien lähettäminen ja muistutukset esihenkilölle. Jokainen näkee oman vastuunsa ilman, että prosessia tarvitsee erikseen koordinoida.
Hyvä alku näkyy nopeasti
Ensimmäisellä työpäivällä on suuri merkitys. Jos työpiste on valmis, tunnukset toimivat ja päivän ohjelma on selkeä, uuden työntekijän on helppo keskittyä olennaiseen – uuden työn oppimiseen ja työyhteisöön tutustumiseen.
Vastaavasti pienetkin viivästykset voivat antaa kuvan siitä, ettei kokonaisuus ole hallinnassa. Harva muistaa myöhemmin yksittäistä perehdytyskalvoa, mutta moni muistaa sen tunteen, jonka ensimmäiset päivät jättivät.
Siksi perehdytykseen kannattaa suhtautua osana työntekijäkokemusta, ei pelkkänä hallinnollisena prosessina.
Esihenkilöille enemmän aikaa ihmisille
Moni esihenkilö haluaisi käyttää ensimmäiset päivät uuden työntekijän tukemiseen, tavoitteiden läpikäyntiin ja tiimiin tutustuttamiseen. Käytännössä aikaa kuluu kuitenkin usein siihen, että selvitetään, onko kaikki tarvittava jo hoidettu.
Kun automaatio huolehtii rutiineista ja muistuttaa keskeneräisistä tehtävistä, esihenkilön rooli muuttuu. Hallinnollisen koordinoinnin sijaan aikaa jää siihen, mikä on perehdytyksen tärkein osa – ihmisten kohtaamiseen.
Pienistä muutoksista syntyy suuri hyöty
Perehdytyksen kehittäminen ei yleensä vaadi koko henkilöstöjärjestelmän uusimista. Usein jo muutamien työvaiheiden automatisointi helpottaa arkea merkittävästi.
Kun tieto liikkuu järjestelmien välillä, vastuut ovat selkeät ja prosessin etenemistä voidaan seurata yhdestä paikasta, virheet vähenevät ja työ sujuu tasaisemmin.
Samalla uusi työntekijä saa alusta asti kokemuksen organisaatiosta, jossa asiat ovat kunnossa.
Hyvä perehdytys on investointi
Onnistunut perehdytys näkyy harvoin vain ensimmäisessä työviikossa. Se vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti uusi työntekijä pääsee kiinni työhönsä, kuinka varmaksi hän tuntee olonsa ja millainen kuva hänelle muodostuu työnantajasta.
Automaatio ei yksin tee perehdytyksestä onnistunutta, mutta se voi poistaa suuren osan niistä arjen kitkatekijöistä, jotka hidastavat prosessia. Kun rutiinit toimivat taustalla luotettavasti, ihmisille jää enemmän aikaa siihen, mitä hyvä perehdytys lopulta on – uuden työntekijän vastaanottamiseen, tukemiseen ja onnistumisen mahdollistamiseen.
