Taloushallinto on pitkään nähty yrityksen toimintona, jossa tärkeintä on ollut tarkkuus. Laskujen on täsmättävä, kirjanpidon oltava ajan tasalla ja raporttien valmistuttava ajallaan. Nämä asiat eivät ole muuttuneet, mutta tapa, jolla ne tehdään, muuttuu vauhdilla.
Tekoäly on tuonut taloushallintoon uudenlaisen mahdollisuuden. Sen sijaan, että asiantuntijoiden työaika kuluisi toistuviin rutiineihin, yhä suurempi osa työstä voidaan siirtää automaation hoidettavaksi. Samalla taloushallinnon rooli muuttuu yhä enemmän liiketoiminnan tukemiseksi kuin pelkäksi tapahtumien kirjaamiseksi.
Rutiinityö ei katoa, mutta sen tekijä vaihtuu
Monelle taloushallinnon ammattilaiselle työpäivä koostuu edelleen tehtävistä, jotka toistuvat päivästä toiseen. Ostolaskuja tarkastetaan, tietoja siirretään järjestelmien välillä, raportteja päivitetään ja poikkeamia etsitään käsin.
Nämä työvaiheet ovat välttämättömiä, mutta harva pitää niitä työn mielekkäimpänä osuutena.
Tässä tekoäly tuo suurimman muutoksen. Se pystyy tunnistamaan laskujen sisältöä, ehdottamaan tiliöintejä, tarkistamaan tietojen oikeellisuutta ja ohjaamaan hyväksyntäprosesseja ilman, että jokainen vaihe vaatii ihmisen työpanosta.
Kyse ei ole siitä, että asiantuntijoita tarvittaisiin vähemmän. Päinvastoin. Kun aikaa ei kulu rutiineihin, sitä jää enemmän analysointiin, asiakkaiden neuvontaan ja liiketoiminnan tukemiseen.
Taloushallinnon katse siirtyy menneisyydestä tulevaisuuteen
Perinteisesti taloushallinto kertoo, mitä yrityksessä on jo tapahtunut. Raportit valmistuvat kuukauden päätteeksi, tunnusluvut käydään läpi ja päätöksiä tehdään niiden pohjalta.
Tekoälyn avulla samaa tietoa voidaan hyödyntää myös ennakointiin.
Kun järjestelmä analysoi historiallisia tapahtumia, kassavirtaa ja kustannusten kehitystä, se pystyy tunnistamaan muutoksia jo ennen kuin ne näkyvät raporteissa. Tämä auttaa yritystä reagoimaan aikaisemmin ja tekemään päätöksiä paremman tiedon pohjalta.
Parhaimmillaan taloushallinto ei enää pelkästään raportoi menneestä, vaan auttaa rakentamaan tulevaa.
Poikkeamat löytyvät nopeammin
Yrityksen talous tuottaa jatkuvasti valtavan määrän tietoa. Ihmisen on käytännössä mahdotonta käydä kaikkea sitä läpi yhtä tarkasti kuin kone.
Tekoäly pystyy seuraamaan tapahtumia jatkuvasti ja nostamaan esiin tilanteita, jotka poikkeavat normaalista. Kyse voi olla esimerkiksi epätyypillisestä maksutapahtumasta, päällekkäisestä laskusta tai kustannuksesta, joka ei vastaa aiempaa toimintaa.
Tällaiset havainnot eivät tee päätöksiä yrityksen puolesta, mutta ne auttavat asiantuntijoita kohdistamaan huomionsa oikeisiin asioihin.
Hyvä käyttöönotto alkaa pienestä
Tekoälyn hyödyntäminen ei edellytä suurta järjestelmäuudistusta. Usein parhaat tulokset saavutetaan aloittamalla yhdestä selkeästä prosessista.
Ensimmäinen askel voi olla esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn automatisointi, raportoinnin nopeuttaminen tai kassavirran seurannan kehittäminen. Kun ensimmäiset hyödyt näkyvät käytännössä, on helpompi tunnistaa myös muita prosesseja, joissa automaatio tuo lisäarvoa.
Samalla organisaatio oppii hyödyntämään uutta teknologiaa hallitusti ja omiin toimintatapoihinsa sopivalla tavalla.
Taloushallinnon asiantuntijan työ muuttuu
Keskustelussa tekoälystä nousee usein esiin kysymys siitä, korvaako se ihmiset.
Taloushallinnossa kehitys näyttää kulkevan toiseen suuntaan. Mitä enemmän rutiinityötä automatisoidaan, sitä enemmän korostuvat ihmisten osaaminen, liiketoiminnan ymmärrys ja kyky tulkita tietoa.
Tulevaisuuden taloushallinnon asiantuntija ei käytä suurinta osaa ajastaan tietojen syöttämiseen. Hän auttaa yrityksen johtoa ymmärtämään, mitä luvut kertovat ja millaisia päätöksiä niiden perusteella kannattaa tehdä.
Tulevaisuus rakennetaan yhteistyöllä
Tekoäly ei ole taloushallinnon uusi omistaja, vaan uusi työkalu. Sen vahvuus on nopeudessa, suurten tietomäärien käsittelyssä ja rutiinien automatisoinnissa. Ihmisen vahvuus on edelleen harkinta, kokemus ja kyky nähdä kokonaisuuksia.
Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun nämä kaksi täydentävät toisiaan.
Yritykset, jotka onnistuvat yhdistämään osaavan henkilöstön ja älykkäät automaatioratkaisut, eivät ainoastaan tehosta toimintaansa. Ne rakentavat taloushallinnon, joka tuottaa liiketoiminnalle enemmän tietoa, parempia päätöksiä ja enemmän aikaa keskittyä tulevaisuuteen.
