Yrityksissä puhutaan paljon tehokkuudesta, digitalisaatiosta ja tekoälystä. Silti monen organisaation arjessa työpäivä koostuu edelleen yllättävän suurelta osin tietojen kopioimisesta järjestelmästä toiseen. Asiakastietoja siirretään sähköpostista CRM-järjestelmään, tilauksia kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään, Excel-taulukoita päivitetään käsin ja samoja tietoja syötetään useaan eri paikkaan.
Yksittäinen työvaihe saattaa kestää vain muutaman minuutin, eikä siihen kiinnitetä juuri huomiota. Kun sama tehtävä toistuu kymmeniä tai jopa satoja kertoja viikossa, muodostuu siitä kuitenkin merkittävä kustannus, joka jää helposti piiloon.
Moni yritys yllättyy vasta silloin, kun manuaaliseen tiedonsiirtoon käytetty aika lasketaan yhteen.
Pienistä minuuteista syntyy suuri kustannus
Otetaan yksinkertainen esimerkki.
Jos työntekijä käyttää keskimäärin viisi minuuttia yhden tiedon siirtämiseen järjestelmästä toiseen ja tekee tämän tehtävän 25 kertaa päivässä, aikaa kuluu jo yli kaksi tuntia yhden työpäivän aikana.
Viikon aikana puhutaan yli kymmenestä tunnista ja vuoden aikana sadoista työtunneista yhtä työntekijää kohden.
Kun sama toimintatapa toistuu usealla henkilöllä, menetetty työaika kasvaa nopeasti tuhansiin tunteihin vuodessa. Käytännössä yritys maksaa palkkaa työstä, joka voitaisiin hoitaa automaattisesti muutamassa sekunnissa.
Ongelma ei ole yksittäinen työvaihe
Manuaalinen tiedonsiirto ei yleensä ole yrityksen suurin ongelma siksi, että jokin yksittäinen työvaihe olisi hidas.
Todellinen haaste syntyy siitä, että pieniä työvaiheita on kaikkialla.
Myynti kirjaa asiakastiedot CRM-järjestelmään.
Samat tiedot syötetään myöhemmin laskutusjärjestelmään.
Projektinhallintaan lisätään asiakkaan tiedot vielä kolmannen kerran.
Raportointia varten tiedot kopioidaan Exceliin.
Lopuksi joku tarkistaa vielä käsin, että kaikki järjestelmät sisältävät samat tiedot.
Jokainen vaihe vie vain hetken, mutta yhdessä ne muodostavat kokonaisuuden, joka hidastaa koko organisaation toimintaa.
Virheet ovat väistämättömiä
Kun sama tieto kirjoitetaan käsin useaan eri paikkaan, myös virheiden määrä kasvaa.
Yksi väärä numero tilausrivillä, puuttuva sähköpostiosoite tai vanhentunut asiakastieto voi aiheuttaa ylimääräistä selvitystyötä, viivästyttää toimituksia tai johtaa virheelliseen laskutukseen.
Usein suurin kustannus ei ole itse virhe, vaan sen korjaamiseen käytetty aika.
Virheen selvittäminen voi vaatia useiden henkilöiden työpanosta, sähköpostiketjuja, puheluita ja tietojen tarkistamista eri järjestelmistä.
Samaan aikaan asiakkaan kokemus heikkenee, vaikka alkuperäinen virhe olisi ollut hyvin pieni.
Työntekijät haluavat tehdä asiantuntijatyötä
Harva valitsee oman ammattinsa siksi, että voisi viettää päivänsä kopioimalla tietoja järjestelmästä toiseen.
Myynti haluaa myydä.
HR haluaa kehittää henkilöstöä.
Taloushallinto haluaa analysoida liiketoimintaa.
Esihenkilöt haluavat johtaa ihmisiä.
Kun suuri osa työpäivästä kuluu mekaanisiin rutiineihin, jää vähemmän aikaa niille tehtäville, jotka oikeasti tuottavat arvoa yritykselle.
Omassa työelämässäni olen huomannut, että kaikkein eniten turhautumista aiheuttavat juuri sellaiset työvaiheet, joiden jokainen tietää olevan välttämättömiä, mutta jotka eivät varsinaisesti kehitä liiketoimintaa. Kun sama tieto kirjoitetaan useaan kertaan eri järjestelmiin, syntyy helposti tunne siitä, että työpäivä kuluu enemmän järjestelmien kuin asiakkaiden palvelemiseen.
Automaatio ei tarkoita järjestelmien uusimista
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on ajatus siitä, että automaatio edellyttää koko IT-ympäristön uusimista.
Todellisuudessa näin ei useimmiten ole.
Nykyisin suurin osa liiketoimintajärjestelmistä sisältää rajapintoja, joiden avulla tieto voidaan siirtää automaattisesti järjestelmästä toiseen. Lisäksi markkinoilla on runsaasti integraatioalustoja ja automaatiotyökaluja, joiden avulla tiedonkulkua voidaan automatisoida ilman mittavia ohjelmistoprojekteja.
Usein ensimmäiset automatisoinnit voidaan toteuttaa vaiheittain. Aluksi automatisoidaan kaikkein toistuvimmat työvaiheet ja laajennetaan kokonaisuutta myöhemmin kokemusten karttuessa.
Mistä kannattaa aloittaa?
Yrityksen ei tarvitse automatisoida kaikkea kerralla.
Hyvä lähtökohta on tunnistaa ne työvaiheet, jotka toistuvat useimmin ja joissa käsitellään suuria määriä tietoa.
Tyypillisiä esimerkkejä ovat:
- asiakastietojen siirtäminen eri järjestelmien välillä
- tilausten käsittely
- laskutukseen liittyvät työvaiheet
- raporttien kokoaminen
- henkilöstöhallinnon rutiinit
- tarjousprosessit
- sähköpostien käsittely ja luokittelu.
Juuri näissä prosesseissa saavutetaan usein nopeimmin myös suurimmat ajansäästöt.
Vapautunut aika kannattaa käyttää viisaasti
Automaation suurin hyöty ei ole pelkästään säästetty aika.
Vielä tärkeämpää on se, mihin tuo vapautunut aika käytetään.
Kun työntekijät voivat keskittyä asiakkaiden palvelemiseen, ongelmien ratkaisemiseen, uusien toimintatapojen kehittämiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen, syntyy arvoa, jota pelkkä kustannussäästö ei yksin pysty mittaamaan.
Parhaimmillaan automaatio tekee työstä mielekkäämpää myös henkilöstölle. Rutiinityön määrä vähenee, työn laatu paranee ja päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tietoon.
Jokainen yritys voi löytää omat säästökohteensa
Manuaalinen tiedonsiirto ei välttämättä tunnu suurelta ongelmalta silloin, kun sitä tarkastellaan yksittäisen työntekijän näkökulmasta. Kun koko organisaation työvaiheet lasketaan yhteen, kuva muuttuu nopeasti.
Usein yritykset yllättyvät siitä, kuinka suuri osa työajasta kuluu tehtäviin, jotka voitaisiin automatisoida lähes kokonaan.
Siksi ensimmäinen askel ei ole teknologian hankkiminen, vaan nykyisten prosessien tarkastelu. Kun tunnistetaan, missä aikaa todella kuluu, voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, mitä kannattaa automatisoida ensimmäisenä.
Pienilläkin muutoksilla voidaan vapauttaa huomattava määrä työaikaa ja vähentää samalla virheitä, parantaa tiedon laatua sekä tehdä arjesta sujuvampaa niin työntekijöille kuin asiakkaillekin.
