Monessa yrityksessä tarjousprosessi on yksi tärkeimmistä myynnin vaiheista. Hyvin laadittu tarjous voi ratkaista kaupan syntymisen, mutta samalla sen valmistelu vie usein yllättävän paljon aikaa. Tarjouspyynnöt ovat yhä laajempia, asiakkaat odottavat nopeita vastauksia ja kilpailutilanteissa ratkaisevaa voi olla se, kuka ehtii ensimmäisenä toimittamaan laadukkaan tarjouksen.
Samaan aikaan myyjien työpäivät täyttyvät tiedon etsimisestä, dokumenttien läpikäynnistä, hinnoittelun tarkistamisesta ja aiempien tarjousten hyödyntämisestä. Varsinaiseen asiakkaan tarpeiden ymmärtämiseen ja ratkaisun rakentamiseen jää usein vähemmän aikaa kuin olisi tarkoituksenmukaista.
Tekoäly muuttaa tätä asetelmaa. Sen avulla tarjousprosessista voidaan poistaa suuri määrä manuaalista työtä ilman, että tarjouksen laatu kärsii. Päinvastoin, hyvin toteutettu automaatio parantaa usein sekä tarjousten laatua että niiden toimitusnopeutta.
Ensimmäiset tunnit voidaan säästää jo tarjouspyynnön saapuessa
Moni tarjousprosessi alkaa samalla tavalla.
Sähköpostiin saapuu tarjouspyyntö, jonka mukana on useita liitteitä, teknisiä vaatimuksia, sopimusehtoja ja aikatauluja. Ennen kuin varsinaista tarjousta voidaan edes alkaa kirjoittaa, jonkun täytyy käydä kaikki materiaali huolellisesti läpi.
Juuri tässä vaiheessa tekoäly pystyy tuomaan merkittävän ajansäästön.
Se voi lukea laajatkin dokumentit muutamassa sekunnissa, tunnistaa tärkeimmät vaatimukset, poimia määräajat, nostaa esiin olennaiset ehdot ja tehdä yhteenvedon koko tarjouspyynnöstä.
Asiantuntijan ei tarvitse enää käyttää aikaa dokumenttien selaamiseen, vaan hän voi siirtyä suoraan ratkaisun suunnitteluun.
Aiemmat tarjoukset eivät jää enää arkistoon
Useimmilla yrityksillä on vuosien aikana kertynyt suuri määrä aiempia tarjouksia.
Niissä on paljon arvokasta tietoa, mutta käytännössä sitä hyödynnetään usein vain silloin, kun joku sattuu muistamaan vastaavan projektin.
Tekoäly pystyy hakemaan yrityksen omasta aineistosta samankaltaisia tarjouksia, vertailemaan niitä keskenään ja ehdottamaan sisältöjä uuden tarjouksen pohjaksi.
Tämä nopeuttaa työn aloittamista merkittävästi.
Sen sijaan, että tarjous kirjoitettaisiin joka kerta tyhjältä sivulta, voidaan hyödyntää jo olemassa olevaa tietoa ja keskittyä räätälöimään sisältö asiakkaan tarpeisiin.
Tarjouksen ensimmäinen luonnos valmistuu nopeasti
Yksi aikaa vievimmistä vaiheista on ensimmäisen version kirjoittaminen.
Tekoäly voi muodostaa alustavan tarjousluonnoksen hyödyntämällä yrityksen palvelukuvauksia, referenssejä, hinnastoja ja aikaisempia tarjouksia.
Luonnos ei ole valmis tarjous sellaisenaan, mutta se antaa asiantuntijalle hyvän lähtökohdan.
Työ muuttuu kirjoittamisesta tarkistamiseksi ja täydentämiseksi.
Tämä säästää huomattavan määrän aikaa erityisesti silloin, kun tarjouspyyntöjä käsitellään paljon.
Hinnoittelun tueksi enemmän tietoa
Hinnoittelu on usein yksi tarjousprosessin haastavimmista vaiheista.
Liian korkea hinta voi johtaa tarjouksen häviämiseen.
Liian matala hinta voi puolestaan syödä projektin kannattavuuden.
Tekoäly pystyy vertailemaan aiempia projekteja, kustannusrakenteita, katteita ja toteutuneita myyntejä sekä muodostamaan niiden perusteella suosituksia hinnoittelun tueksi.
Lopullinen päätös kuuluu edelleen ihmiselle, mutta käytettävissä on huomattavasti enemmän tietoa kuin pelkän kokemuksen varassa.
Sopimusriskit voidaan havaita aikaisemmin
Tarjouspyynnöt sisältävät usein pitkiä sopimusliitteitä, joiden läpikäynti vie aikaa.
Tekoäly voi nostaa automaattisesti esiin kohdat, jotka poikkeavat yrityksen normaalista sopimuskäytännöstä.
Se voi tunnistaa esimerkiksi poikkeuksellisen pitkät maksuehdot, vastuurajaukset, sanktiolausekkeet tai muut ehdot, jotka kannattaa tarkistaa ennen tarjouksen lähettämistä.
Tämä ei korvaa juridista arviointia, mutta auttaa löytämään tarkastettavat kohdat huomattavasti nopeammin.
Yhteistyö eri tiimien välillä nopeutuu
Harva tarjous syntyy yhden henkilön voimin.
Myynnin lisäksi mukana voi olla asiantuntijoita tuotannosta, projektinhallinnasta, taloushallinnosta, teknisestä tuesta ja johdosta.
Tietojen kerääminen eri henkilöiltä vie usein enemmän aikaa kuin itse tarjouksen kirjoittaminen.
Tekoäly voi auttaa kokoamaan tarvittavat tiedot yhteen, ohjata kysymykset oikeille asiantuntijoille ja seurata, mitkä osuudet ovat vielä kesken.
Näin koko tarjousprosessi pysyy paremmin hallinnassa, eikä tieto jää yksittäisten sähköpostiketjujen varaan.
Nopeus ei saa heikentää laatua
Tarjousprosessin nopeuttaminen ei tarkoita sitä, että tarjouksia laadittaisiin huolimattomammin.
Päinvastoin.
Kun rutiinityö vähenee, asiantuntijoille jää enemmän aikaa miettiä asiakkaan todellisia tarpeita, tarjottavaa ratkaisua ja tarjouksen vaikuttavuutta.
Laadukas tarjous ei synny pelkästään nopeasti kirjoitetusta tekstistä, vaan siitä, että asiakkaan ongelma ymmärretään ja siihen tarjotaan selkeä ratkaisu.
Juuri tähän ihmisen asiantuntemusta edelleen tarvitaan.
Tulevaisuuden tarjousprosessi on sekä nopeampi että älykkäämpi
Yritykset kilpailevat yhä enemmän reagointinopeudella. Asiakkaat odottavat vastauksia nopeasti, eikä tarjouspyyntöjen määrä ainakaan vähene tulevaisuudessa.
Omassa työelämässäni olen huomannut, että tarjousprosessin suurin pullonkaula ei useinkaan ole itse kirjoittaminen. Eniten aikaa kuluu tiedon etsimiseen, aiempien materiaalien läpikäyntiin, dokumenttien tarkistamiseen ja eri asiantuntijoiden odottamiseen. Kun nämä vaiheet voidaan automatisoida tai ainakin tehdä huomattavasti sujuvammiksi, vapautuu aikaa siihen, mikä ratkaisee kaupan syntymisen – asiakkaan tarpeiden ymmärtämiseen ja oikean ratkaisun rakentamiseen.
Parhaimmillaan tekoäly toimii myyntitiimin työparina. Se kokoaa tiedon, tekee ensimmäiset luonnokset, tunnistaa mahdolliset riskit ja nopeuttaa koko prosessia, mutta jättää lopulliset päätökset ihmisille. Näin yritys pystyy vastaamaan tarjouspyyntöihin nopeammin, laadukkaammin ja kilpailukykyisemmin ilman, että asiantuntijoiden työ muuttuu kiireisemmäksi.
